Acumen Consulting optimaliseert bedrijfsprocessen met Yoobi

‍Data gedreven keuzes maken‍

Het is de missie van Acumen om bedrijven te begeleiden en ondersteunen bij het maken van datagedreven keuzes. De afgelopen 16 jaar timmerden ze succesvol aan de weg en ze groeien gestaag verder. De ervaring en kennis van hun gespecialiseerde consultants ontsluiten de gegevens van hun klanten die alzo genieten van verbeterde prestaties en een duidelijk concurrentievoordeel.

4 entiteiten in 1 omgeving

De onderneming maakt deel uit van een holding met 4 entiteiten. In Roemenië is er een nearshore development center zodat er kwalitatieve support geleverd kan worden aan een scherpe prijs. Daarnaast is er nog een entiteit in Nederland en eentje in Dubai beiden onder de naam PlanPulse waar de focus ligt op Enterprise Performance Management. Ten slotte is er Opteamal als jongste telg, waar de focus ligt op het monitoren van atleten en het ontwerpen van trainingsprogramma’s. Al deze entiteiten zijn met hun back-office in Yoobi in 1 omgeving samengebracht.

Op zoek naar efficiëntie en foutreductie‍

Toen Hanne bij Acumen aan de slag ging, werd de volledige facturatie geregeld via een zelfgemaakte PowerApps applicatie in combinatie met Excel en ook de urenregistratie werd bijgehouden in een zelfgemaakte oplossing. Helaas waren deze tools slechts een pleister op de wond, want ondanks alles bleef het facturatieproces tijdrovend en foutgevoelig.

De behoefte aan een efficiëntieslag en het verminderen van fouten was evident. Daarnaast was het beheren van verlof en afwezigheden een belangrijk aspect in de zoektocht naar een nieuw pakket. Ten slotte was het voor Acumen ook essentieel om meerdere entiteiten, elk met hun eigen boekhouding, te kunnen onderbrengen in 1 omgeving. Dit zou de interne rapportering en ook de intercompany facturatie vereenvoudigen.

Met de voortdurende groei van Acumen en bij uitbreiding van de holding, drong een verdere professionalisering van onze back-office zich op. Toen ik in dienst kwam, werd er zelfs geen gebruik gemaakt van facturatie, of CRM-software. Hier wilde ik dan ook snel een inhaalslag maken. Automatisatie van maandelijkse processen zou immers niet alleen voor mij, maar ook voor al mijn collega’s en onze klanten, tijdwinst opleveren'.

De keuze voor Yoobi

‍
De zoektocht van Hanne begon met het raadplegen van Google. Zo kwamen er ook een aantal grotere software-aanbieders voorbij. Geen enkele ervan bood de specifieke functionaliteiten waar Hanne naar op zoek was, en daarnaast waren de prijzen ook niet van de poes. Yoobi maakte echter meteen indruk en leek goed aan te sluiten bij de noden van Acumen.

De doorslaggevende factor om te kiezen voor Yoobi was het totaalpakket wat wij aanbieden. De medewerkers hoeven maar in 1 tool in te loggen om al hun administratie te regelen: de urenregistratie, de verlofaanvragen en ziektemeldingen, de onkostendeclaraties, project accordering en meer.

Daarnaast zijn alle entiteiten van Acumen actief in hetzelfde systeem, maar kunnen ze toch hun eigen branding en HR-regels opzetten. Ondertussen blijft alles overzichtelijk voor de zaakvoerders van de verschillende entiteiten.

Implementatie en gebruiksgemak

‍
Dankzij een uitgebreide demonstratie door Bram, onze accountmanager,  en het intuïtieve karakter van Yoobi kon Hanne de inrichting van Yoobi zelfstandig opzetten en uitwerken. Bij vragen waren de Yoobi-consultants ook vlot bereikbaar om haar op weg te helpen.

Acumen pakte de implementatie stapsgewijs aan. In een eerste fase stapten de Nederlandse collega’s over, daarna was het de beurt aan de Belgische collega’s en tenslotte gingen ook het development center in Roemenië en het kantoor in Dubai aan de slag in Yoobi. Het feit dat de medewerkers al bekend waren met het registreren van uren maakte dat de overgang naar Yoobi vlekkeloos verliep.

Nieuwe medewerkers snel aan de slag met Yoobi

‍
Om nieuwe medewerkers snel aan de slag te laten gaan, wordt Yoobi getoond en uitgelegd tijdens de onboarding-sessie die alle nieuwe medewerkers bij Acumen volgen. Daarnaast heeft Hanne ook een handleiding gemaakt waarop de medewerkers kunnen terugvallen bij vragen.

75% tijdsbesparing op facturatie

‍
Waar Hanne voorheen een hele dag kwijt was aan facturatie is het tegenwoordig in maximaal 2 uur geregeld. Een tijdsbesparing van zo’n 75%. In die tijd factureert ze voor alle entiteiten, inclusief de intercompany facturatie. Het hele proces gaat grotendeels automatisch. Het enige wat indien nodig handmatig toegevoegd wordt is een PO-nummer. Al met al maakt Hanne in die 2 uurtjes zo’n 60 tot 90 facturen.

Acumen maakt gebruik van de facturatiemodule inclusief de uitbreiding voor producten en abonnementen. Ze factureren naast geregistreerde uren ook service fees en licenties. Het is een gemak dat Yoobi automatisch factuurvoorstellen genereert op de ingestelde data. Er is zo geen kans meer op gemiste omzet.‍

Zolang je zorgt dat de orders goed in Yoobi staan rolt de factuur er automatisch en foutloos uit’.

Verlofmodule zorgt voor foutreductie en biedt inzicht
‍

De verlofmodule helpt bij het elimineren van fouten en biedt medewerkers continu inzicht in hun verlofsaldi, inclusief de mogelijkheid om verlof aan te vragen via hun timesheet of de app. Daarnaast wordt de registratie van debet en credit glijtijden via deze module helemaal ontzorgt.

Op verzoek van Hanne is het tegenwoordig ook mogelijk om de Roemeense feestdagen te verwerken in de timesheet en verlofregistratie in Yoobi. Standaard was dit niet beschikbaar maar vanwege hun activiteiten buiten België is dit met een stukje maatwerk voor hen gerealiseerd.

Koppeling met servicedesksoftware en eigen rapportering

‍
De koppeling met Jira zorgt voor transparantie met betrekking tot geregistreerde uren in relatie tot specifieke Jira-tickets. Bovendien maakt de API-koppeling het mogelijk om de nodige data uit Yoobi te extraheren. Als specialisten in data integratie en analyse oplossingen gaan ze met de Yoobi data verder aan de slag en zorgen we ervoor dat iedereen binnen de organisatie op het juiste moment over de juiste informatie beschikt.

Volledig systeem‍

Voor Hanne is Yoobi een volledig systeem. Het zorgt voor veel gemak en het werkt altijd. Ook is Hanne erg te spreken over de service van Yoobi. Ze heeft het gevoel dat er altijd wordt meegedacht en dat Yoobi goed bereikbaar is voor vragen.
‍

‍Het is een intuïtief, volledig en accuraat systeem waar iedereen mee kan werken. Het maakt het leven voor mij, als officemanager een stuk gemakkelijker’.

Zorg dat software bij je bedrijf past

‍
In samenwerking met Yoobi heeft Acumen Consulting aanzienlijke tijdsbesparingen gerealiseerd, fouten verminderd en efficiëntie verbeterd, waardoor ze hun dienstverlening aan zowel medewerkers als klanten aanzienlijk hebben verbeterd. Ze zou Yoobi dan ook zeer zeker aanraden bij andere bedrijven die op zoek zijn naar software. ‍

Als je op zoek gaat naar software, kies dan een pakket dat past bij jouw bedrijf, zorg dat de functionaliteiten aansluiten bij jouw bedrijfsprocessen’.

Verbeterpunten voor Yoobi

‍
Als laatste vragen we dan toch ook nog naar wat verbeterpunten. Hoewel Hanne over het algemeen erg positief is over Yoobi, zou ze graag zien dat de software beter zou aansluiten op de Belgische verlofregelingen, die iets anders zijn dan die in Nederland. Ook zou de mogelijkheid om Pdf's toe te voegen wanneer je een onkostenregistratie indient via de App een welkome aanvulling op de Onkostenmodule zijn.