Inzicht in WBSO uren met de software van Yoobi

Brede ervaring in het ontwerpen van elektronica en embedded software

‍Met een ervaren en gevarieerd team ontwerpt Embedded Engineering een breed scala aan embedded software met de focus op akoestiek, audio en sensortechnologie. Hun opdrachtgevers zijn ontzettend divers. Zo werken ze voor lokale mkb bedrijven maar ook voor start-ups in Silicon Valley en Fortune 500 bedrijven. Sinds de oprichting in 2009 hebben ze uitdagende projecten voor defensie, rechtshandhaving en overheidsorganisaties afgerond.  

Hun missie is het stimuleren van innovatie op het gebied van akoestiek, spraak en gehoor. Ze vertalen hierbij wetenschappelijk kennis en hightech engineering naar werkende, levensechte producten en diensten

Embedded Engineering heeft de ambitie om de komende jaren flink te groeien en ze zijn daarom net verhuisd naar een nieuw kantoorpand om het groeiende team hiervoor de ruimte te bieden.  

Uren registreren in Excel

Voordat Embedded Engineering aan de slag ging met urenregistratiesoftware werden de uren geregistreerd in Excel. Op zich een prima oplossing wanneer je weinig medewerkers hebt, maar met de groei van het bedrijf werd het Excelbestand wel erg groot en daardoor ook wat traag.  

Dit was dan ook de reden dat Jeroen, Operations Manager bij Embedded Engineering, een zoektocht op het internet startte en uiteindelijk uitkwam bij Yoobi. In zijn zoektocht heeft hij meerdere pakketten vergeleken en de keuze voor Yoobi kwam voort uit de prijsstelling en omdat de manier van registreren sterk leek op de manier waarop ze dat in Excel ook deden.  

We zijn niet zo’n heel groot bedrijf en daardoor hebben we ook geen groot budget om een prijzige oplossing te kiezen. De prijzen van Yoobi zijn heel gunstig. Daardoor was de keuze snel gemaakt”

Eenvoudige transitie naar uren registreren in Yoobi

Toen de keuze op Yoobi viel kozen ze initieel ervoor om alleen de oproepkrachten uren te laten registreren in Yoobi. Dit was een ideale basis om in 1 oogopslag te zien hoeveel uren zij werkten. Ze begonnen dan ook met 10 licenties. Vanaf januari 2024 registreren alle 27 medewerkers hun uren in Yoobi.  

Omdat het registreren van uren vrijwel identiek was aan hoe het Excelbestand was opgebouwd was er totaal geen weerstand vanuit de medewerkers om over te stappen op Yoobi. Soms komt er een vraag hoe het afsluiten van een week werkt, maar verder gaat het allemaal soepel. Daarnaast was het ook ideaal dat er al ervaring was opgebouwd omdat de oproepkrachten al een jaar hun uren in Yoobi registreerden.  

Het is fijn dat het gewoon goed werkt en snel is. Er is verder geen uitgebreide uitleg nodig om aan de slag te gaan met het registreren van uren”

Inzicht in WBSO uren

‍ Omdat Embedded Engineering innovatieve projecten uitvoert hebben zij recht op WBSO-subsidie. Om aan de strenge eisen hiervan te voldoen maken ze sinds december 2023 gebruik van de Inzichtmodule van Yoobi.  

Uren worden geregistreerd en hierbij wordt aangegeven dat het WBSO uren zijn. Vervolgens wordt er eenvoudig een rapportage gemaakt. Dit rapport levert een overzicht op welke medewerker op welk project WBSO uren heeft gemaakt. Hierdoor is de WBSO administratie op orde en voldoen ze aan de eisen voor de strenge controles.  

We zijn pas net begonnen met de Inzichtmodule maar tot dusver lijkt het niet ingewikkeld. Rapportages zijn op deze manier snel gemaakt.”

Met verlofregistratie snel verlof aanvragen

Tot eind vorig jaar registreerden ze verlof ook in Excel. Ondanks dat het Excelbestand goed in elkaar zat met handige formules leek het Jeroen toch handig om ook verlofregistratie in Yoobi te regelen. De grootse drijfveer in deze keuze was zodat alles in 1 systeem wordt geregeld.  

Inmiddels registreren de medewerkers ook hun verlof via Yoobi. De implementatie hiervan was weliswaar iets complexer dan voor urenregistratie maar ging desalniettemin nog steeds soepel. De juiste verlofsaldo’s zijn in Yoobi geïmporteerd en hierdoor hebben medewerkers direct inzicht in hun verlofsaldo.  

Wanneer een medewerker verlof aanvraagt dan worden deze uren als verlof geregistreerd in de timesheet. Achter de schermen wordt dit direct in het verlofsaldo verwerkt. Wanneer de week wordt afgesloten dan ontvangt de manager direct een notificatie om de timesheet, en dus het verlof, goed te keuren.  

Tijd voor tijd inzichtelijk en eenvoudig geregeld

Naast het primaire verlof heeft Embedded Engineering er ook voor gekozen om tijd voor tijd in de verlofregeling op te nemen. Wanneer je meer uren registreert dan je volgens je contract werkt dan worden deze uren automatisch toegevoegd aan je tijd voor tijd saldo. Ook de tijd voor tijd uren neem je vervolgens gemakkelijk op door ze te registreren in je timesheet.  

Onlangs heb ik met de verhuizing naar ons nieuwe kantoor een aantal uur overgewerkt. Het is fijn om dit automatisch terug te zien in mijn timesheet, vervolgens neem ik het ook makkelijk weer als verlof op”.

‍